Logiciel de prospection ou prestataire : lequel choisir pour votre PME ?

Vous voulez prospecter par e-mail sans embaucher de commercial. Deux solutions s'offrent à vous : un logiciel de prospection par e-mail, que vous utilisez vous-même, ou un prestataire qui fait le travail à votre place. Le logiciel paraît plus simple à mettre en place, mais il n'automatise qu'une partie du travail. Cet article détaille les tâches qu'il prend en charge, celles qui restent pour vous et le temps à prévoir, puis vous aide à choisir.

Les tâches qu'un logiciel de prospection par e-mail automatise

Un logiciel de prospection envoie vos messages à une liste de contacts, à votre place et à votre rythme. Il sert à la prospection par e-mail (cold email), c'est-à-dire aux messages écrits à des entreprises qui ne vous connaissent pas encore.

Sa fonction principale est la séquence : un premier e-mail, puis des relances envoyées automatiquement à des dates fixées. Dès qu'un prospect répond, le logiciel arrête de lui écrire. Il remplit aussi les champs personnalisés de chaque message, comme le prénom ou le nom de l'entreprise.

Les outils récents vont plus loin. lemlist, par exemple, combine dans une même campagne l'e-mail, LinkedIn et les appels. Il regroupe les réponses dans une seule boîte de réception, suggère des messages rédigés par intelligence artificielle et propose un outil de préchauffage. Le préchauffage (warm-up) consiste à augmenter peu à peu les envois d'une adresse neuve, pour que les messageries lui fassent confiance.

Un logiciel automatise donc l'envoi, les relances et le classement des réponses. Le reste du travail dépend toujours de vous.

Le travail qui reste pour vous

Le logiciel envoie ce que vous lui donnez. Avant le premier envoi, puis chaque semaine, ces tâches restent à votre charge.

• Les adresses d'envoi. Il vous faut un domaine séparé de votre adresse principale, puis les trois preuves d'identité qui accompagnent un nom de domaine : SPF, DKIM et DMARC. L'article sur les e-mails classés en indésirables explique comment régler les preuves d'identité de votre domaine.
• La cible et le fichier. Vous décidez à qui écrire, vous trouvez les bons contacts et vous vérifiez leurs adresses avant l'envoi.
• Les messages. Le logiciel peut proposer un texte, mais vous le relisez, l'adaptez à votre ton et vérifiez chaque affirmation.
• Les réponses. Une réponse positive demande un retour rapide et un rendez-vous fixé. Une personne qui refuse doit sortir de votre liste.
• La surveillance. Vous suivez les rebonds (bounces), ces messages qui reviennent sans avoir été distribués, et les signalements comme spam.

Ce dernier point touche la délivrabilité, c'est-à-dire la part de vos messages qui arrive en boîte de réception. Le logiciel vous donne des chiffres, mais la décision de baisser le volume ou de changer de cible vous revient.

Le temps à prévoir chaque semaine

Le temps passé dépend de votre volume, de votre cible et de votre aisance avec les outils. Aucun éditeur ne peut le chiffrer pour vous, et le plus simple est de faire votre propre estimation.

Prenons une agence de 40 personnes qui veut écrire chaque mois à 200 nouveaux prospects. Le tableau donne une estimation de départ, à remplacer par vos propres chiffres après un mois.

Dans cette hypothèse, l'agence passe environ six heures par semaine sur sa prospection, en plus de l'installation. Ce temps est souvent celui du dirigeant ou d'un associé. Comptez-le comme une dépense, au même titre que l'abonnement au logiciel.

Les tâches qu'un prestataire prend en charge

Un prestataire de prospection par e-mail se charge du travail que le logiciel laisse de côté. Selon le contrat, il installe les adresses d'envoi, règle les preuves d'identité et conduit le préchauffage. Il écrit les messages, les envoie, surveille la délivrabilité et vous rend compte des résultats.

Il ne fait pas tout à votre place pour autant. Vous validez la cible, vous relisez les premiers messages, et vous tenez les rendez-vous obtenus. Comptez aussi le temps de lui expliquer votre offre au départ, car il connaît moins bien votre métier que vous.

Avant de signer, posez-lui les bonnes questions sur sa facturation et sur le résultat sur lequel il accepte d'être jugé. L'article sur le choix entre externaliser ou recruter un commercial les détaille, avec la méthode pour calculer le coût d'un rendez-vous.

Logiciel ou prestataire : comment choisir

Le tableau met les deux solutions côte à côte.

Le logiciel convient dans plusieurs cas.

• Une personne de votre équipe a du temps chaque semaine pour la prospection, et elle le gardera.
• Vous savez déjà quels messages obtiennent des réponses de votre cible.
• Quelqu'un chez vous peut régler un nom de domaine, ou sait à qui le demander.

Le prestataire a plus de sens quand personne chez vous n'a ce temps, ou quand vous n'avez jamais prospecté par e-mail. Il vous laisse tester ce canal sur une durée fixée, sans apprendre d'abord tous les réglages.

Passer de l'un à l'autre sans repartir de zéro

Rien ne vous oblige à choisir pour toujours. Une PME peut commencer d'une façon et changer ensuite, quand ses besoins évoluent. Pour que ce changement ne vous coûte pas des mois, gardez la main sur quatre éléments dès le départ.

1. Les noms de domaine d'envoi, enregistrés à votre nom et non à celui du prestataire.
2. Le compte sur le logiciel d'envoi, ou au moins l'export complet de vos campagnes.
3. Les listes de contacts, avec les personnes qui ont refusé la suite.
4. Les messages qui ont obtenu des réponses, et l'historique de ces réponses.

Avec ces éléments, un prestataire peut reprendre une prospection lancée seul. À l'inverse, vos équipes peuvent reprendre la main après une installation par un prestataire, à condition qu'il prévoie une passation (handover), c'est-à-dire la remise des accès et des méthodes.

En pratique

1. Listez les tâches de la prospection par e-mail et notez qui, chez vous, pourrait s'en charger.
2. Estimez le temps hebdomadaire de chaque tâche, puis comptez-le comme une dépense.
3. Si vous choisissez un logiciel, lisez sa documentation sur les séquences, le préchauffage et le suivi des réponses.
4. Si vous choisissez un prestataire, demandez ce qui est compris dans son prix et ce qu'il vous remettra en fin de contrat.
5. Dans les deux cas, enregistrez les domaines d'envoi à votre nom.
6. Au bout de trois mois, comparez le coût de chaque rendez-vous obtenu, en comptant votre temps.

Faire appel à Outbound Protocol

Outbound Protocol vend un service, pas un logiciel. Nous installons et faisons tourner la prospection par e-mail des entreprises qui vendent à d'autres entreprises, avec des messages écrits dans votre ton et envoyés à votre nom. Les e-mails partent de domaines séparés du vôtre, après 14 jours de montée en charge progressive.

Nous proposons deux formules. Le Setup complet, sur 4 à 8 semaines, va de l'audit à la passation, puis vos équipes prospectent seules. Le Pilotage continu, sur 3 à 12 mois, ajoute la rédaction, le lancement, la surveillance et l'optimisation chaque semaine. L'audit gratuit de 30 minutes, en visio, passe en revue votre cible, vos domaines d'envoi et le coût estimé d'un rendez-vous.